Yeni bir çalışan eklemek için yönetim paneli üzerinden Çalışan Yönetimi > Çalışan Listesi > Yeni Çalışan ekranı kullanılır. Bu ekranda yer alan alanların eksiksiz ve doğru şekilde doldurulması, giriş-çıkış takibi, vardiya yönetimi, izin ve raporlama süreçlerinin sağlıklı çalışması açısından önemlidir.
Aşağıda, çalışan ekleme ekranında yer alan alanların açıklamaları detaylı olarak yer almaktadır. Yanında yıldız (*) olan alanların doldurulması zorunludur.
Ad Soyad *
Çalışanın resmi kayıtlarda ve sistem içerisinde kullanılacak ad ve soyad bilgisidir.
Eksiksiz ve doğru girilmelidir.
Çalıştığı Lokasyon *
Çalışanın fiilen görev yaptığı lokasyonu ifade eder.
Bu bilgi, giriş-çıkış kayıtlarının ve vardiya tanımlarının doğru lokasyon üzerinden yapılabilmesi için zorunludur.
Bağlı Olduğu Personel
Çalışanın doğrudan bağlı olduğu yönetici veya sorumlu personel seçilir.
Seçim yapılmadığı durumlarda “Bağlı olduğu kişi yok” olarak bırakılabilir.
Sicil No
Firma içerisinde çalışana özel tanımlanan sicil numarasıdır.
Zorunlu değildir ancak kurum içi takip ve raporlama açısından önerilir.
Unvan *
Çalışanın firmadaki görevini ve pozisyonunu belirtir.
Unvanlar sistemde önceden tanımlı olmalı ve listeden seçilmelidir.
TCKN
Çalışanın Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası bilgisidir.
Bu alan opsiyoneldir ve firmanın iç prosedürlerine göre doldurulabilir.
Telefon Numarası *
Çalışana ait güncel cep telefonu numarası girilmelidir.
Mobil uygulamaya giriş, bildirimler ve iletişim süreçleri için kullanılır.
E-Posta
Çalışanın e-posta adresi bilgisidir.
Sistem bildirimleri ve kullanıcı erişimi için kullanılabilir.
Cinsiyet *
Çalışanın cinsiyet bilgisi seçilir.
Raporlama ve istatistiksel veriler için kullanılır.
Doğum Günü
Çalışanın doğum tarihi bilgisi girilir.
Bu alan opsiyoneldir ve bilgilendirme amaçlı kullanılır.
Ehliyet
Çalışanın sahip olduğu ehliyet türü seçilir.
Özellikle saha veya araç kullanan personeller için önemlidir.
İşe Giriş Tarihi *
Çalışanın firmada resmi olarak işe başladığı tarihtir.
Çalışma süresi, izin hakları ve raporlamalar bu tarihe göre hesaplanır.
Durum *
Çalışanın sistemdeki aktiflik durumunu belirtir.
Genellikle Aktif veya Pasif seçenekleri bulunur.
İşten Çıkış Tarihi
Çalışanın firmadan ayrıldığı tarih girilir.
Bu tarih girildiğinde çalışan sistemde pasif duruma alınabilir.
Askerlik Durumu
Çalışanın askerlik durumu bilgisi seçilir.
İnsan kaynakları süreçlerinde bilgilendirme amaçlı kullanılır.
Sigorta Tipi
Çalışanın sigorta türü seçilir.
Firma içi bordro ve raporlama süreçleri için kullanılır.
Not
Çalışan hakkında ek bilgi veya açıklama girilebilecek serbest metin alanıdır.
Özel durumlar veya hatırlatmalar için kullanılabilir.
Kaydetme
Tüm zorunlu alanlar doldurulduktan sonra Kaydet butonu ile çalışan sisteme eklenir.
Başarılı kayıt sonrasında çalışan, giriş-çıkış, vardiya ve raporlama süreçlerinde aktif olarak kullanılabilir.
Zorunlu Alanlar Doldurulmazsa Ne Olur?
SoftPDKS Yönetim Paneli’nde çalışan ekleme sürecinde, sistemin sağlıklı ve doğru çalışabilmesi için bazı alanlar zorunlu olarak tanımlanmıştır. Zorunlu alanlar, form üzerinde * (yıldız) işareti ile belirtilir.
Zorunlu alanlardan biri veya birkaçı doldurulmadan Kaydet işlemi yapılmak istendiğinde, sistem kayıt işlemini gerçekleştirmez. Bu durumda kullanıcı, eksik veya hatalı alanlar konusunda otomatik olarak bilgilendirilir.
Eksik bırakılan alanlar:
- Görsel olarak vurgulanır
- Kullanıcının dikkatini çekecek şekilde uyarı mesajı ile belirtilir
- Kayıt işlemi tamamlanmadan önce mutlaka doldurulması istenir
Bu kontrol mekanizması, sisteme eksik veya hatalı veri kaydedilmesini engellemek amacıyla uygulanır. Zorunlu bilgilerin eksik girilmesi durumunda, çalışana ait giriş-çıkış kayıtları, vardiya atamaları, izin hesaplamaları ve raporlamalar doğru şekilde yapılamaz.
Zorunlu alanlar eksiksiz doldurulduktan sonra Kaydet işlemi tekrar gerçekleştirildiğinde, çalışan başarıyla sisteme eklenir ve tüm modüllerde aktif olarak kullanılabilir.
Bu yapı sayesinde SoftPDKS, veri bütünlüğünü korur ve insan kaynakları süreçlerinin kesintisiz ilerlemesini sağlar.