SoftPDKS Belgesi
KVKK Aydınlatma Metni
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında SoftPDKS web sitesi, demo, teklif, panel, mobil uygulama ve destek süreçlerinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma metni.
1. Veri sorumlusu
İşbu KVKK Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında Softsis Yazılım Teknolojileri A.Ş. tarafından hazırlanmıştır. Softsis Yazılım Teknolojileri A.Ş.; SoftPDKS web sitesi, iletişim formları, demo, teklif, satış, destek, faturalandırma, pazarlama ve kendi operasyonel süreçleri bakımından veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder. SoftPDKS platformunun müşteri firmalar tarafından çalışan verilerinin işlenmesi amacıyla kullanıldığı hallerde ise Softsis Yazılım Teknolojileri A.Ş., çoğunlukla müşterinin talimatları doğrultusunda veri işleyen sıfatıyla hareket eder.
2. İlgili kişi grupları
Bu metin; SoftPDKS web sitesini ziyaret eden kişiler, demo veya teklif talebi oluşturan potansiyel müşteriler, müşteri firma yetkilileri, platform kullanıcıları, destek talebi oluşturan kişiler, tedarikçi ve iş ortağı temsilcileri ile SoftPDKS hizmetleri kapsamında müşteri firmalar tarafından platforma tanımlanan çalışanlara ilişkin genel bilgilendirme amacı taşır. Çalışan verilerinin işlenmesine ilişkin birincil aydınlatma yükümlülüğü, ilgili çalışanların işvereni olan müşteri firmaya ait olabilir.
3. İşlenen kişisel veri kategorileri
Faaliyetlerin niteliğine göre kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, şirket ve görev bilgileri, müşteri işlem bilgileri, talep ve şikayet kayıtları, destek yazışmaları, teklif ve sözleşme bilgileri, fatura ve ödeme süreçlerine ilişkin sınırlı bilgiler, işlem güvenliği bilgileri, IP adresi, log kayıtları, cihaz ve tarayıcı bilgileri, çerez kayıtları ve hizmet kullanım verileri işlenebilir. Müşteri firmaların platforma tanımladığı çalışanlar bakımından ad, soyad, personel bilgileri, çalışma yeri, departman, vardiya, izin, giriş-çıkış zamanı, puantaj, konum doğrulama ve raporlama verileri hizmetin gerektirdiği ölçüde işlenebilir.
4. Kişisel verilerin işlenme amaçları
Kişisel veriler; ürün ve hizmetlerin sunulması, demo ve teklif taleplerinin karşılanması, müşteri ilişkilerinin kurulması ve yürütülmesi, kullanıcı hesaplarının oluşturulması, PDKS fonksiyonlarının çalıştırılması, vardiya, izin, devam kontrol ve puantaj süreçlerinin raporlanması, teknik destek sağlanması, sözleşme, faturalandırma, tahsilat ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi, sistem ve uygulama güvenliğinin sağlanması, yetkisiz kullanımın önlenmesi, hizmet kalitesinin artırılması, talep ve şikayetlerin sonuçlandırılması, mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve hakların tesisi, kullanılması veya korunması amaçlarıyla işlenebilir.
5. Toplama yöntemleri
Kişisel veriler; web sitesi ve iletişim formları, demo ve teklif formları, telefon, e-posta, toplantı, destek talebi, sözleşme ve fatura süreçleri, web paneli, mobil uygulama, API servisleri, çerezler, log kayıtları ve müşteri firmalar tarafından platforma yapılan veri girişleri aracılığıyla otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda toplanabilir.
6. Hukuki sebepler
Kişisel veriler; KVKK m.5 kapsamında kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerin bulunması ve gerekli hallerde açık rıza hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir. Özel nitelikli kişisel veriler, ancak mevzuatta öngörülen şartların bulunması veya açık rıza alınması halinde ve gerekli güvenlik tedbirleri uygulanarak işlenir.
7. Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel veriler; yukarıdaki amaçlarla sınırlı ve ölçülü olmak üzere barındırma, altyapı, yazılım, e-posta, SMS, destek, analiz, ödeme, muhasebe, danışmanlık ve güvenlik hizmeti sağlayıcılarına, iş ve çözüm ortaklarına, müşteri firmaya veya müşteri firmanın yetkilendirdiği sistemlere, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, yargı mercilerine ve gerekli hallerde özel hukuk kişilerine KVKK m.8 kapsamında aktarılabilir. Kişisel veriler satılmaz, kiralanmaz veya hizmet amacı dışında ticari kazanç için paylaşılmaz.
8. Yurt dışına aktarım
Hizmetin yürütülmesi sırasında kullanılan bulut altyapıları, yedekleme, e-posta, analiz, destek veya güvenlik hizmetlerinin teknik mimarisine bağlı olarak kişisel verilerin yurt dışında bulunan sistemlerde işlenmesi veya barındırılması gündeme gelebilir. Böyle bir aktarım söz konusu olduğunda KVKK m.9 hükümleri, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları ve yürürlükteki mevzuatta öngörülen uygun güvenceler dikkate alınır.
9. Saklama süresi ve imha
Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama, zamanaşımı ve ispat süreleri dikkate alınarak muhafaza edilir. İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya saklama süresinin sona ermesi halinde kişisel veriler, mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
10. Veri güvenliği
Softsis Yazılım Teknolojileri A.Ş., kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini, erişilmesini, kaybolmasını, değiştirilmesini veya açıklanmasını önlemek için makul teknik ve idari tedbirleri uygular. Bu kapsamda erişim yetkilendirmesi, rol bazlı kullanıcı yönetimi, loglama, şifreleme, yedekleme, ağ güvenliği, tedarikçi kontrolleri, güvenlik izleme, çalışan farkındalığı ve kişisel veri güvenliği prosedürleri gibi önlemler kullanılabilir.
11. İlgili kişi hakları
İlgili kişiler KVKK m.11 uyarınca kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, şartları oluşmuşsa silinmesini veya yok edilmesini isteme, yapılan işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme, münhasıran otomatik sistemler ile analiz sonucu aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
12. Başvuru yöntemi
İlgili kişiler KVKK kapsamındaki taleplerini Softsis Yazılım Teknolojileri A.Ş.'ye yazılı olarak, SoftPDKS iletişim kanalları üzerinden veya bilgi@softsis.com.tr adresi aracılığıyla iletebilir. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücretler uygulanabilir.
13. Metinde yapılabilecek değişiklikler
Softsis Yazılım Teknolojileri A.Ş.; mevzuat değişiklikleri, Kurul kararları, ürün geliştirmeleri, güvenlik ihtiyaçları veya iş süreçlerindeki değişiklikler doğrultusunda bu KVKK Aydınlatma Metni'ni güncelleyebilir. Güncel metin web sitesinde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.
İletişim
Bu belgeyle ilgili sorularınız için bilgi@softsis.com.tr adresinden SoftPDKS ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.
